Was eine Fehlbesetzung deine Agentur wirklich kostet

Die meisten Agentur-Gründer kennen das Gehalt einer Fehlbesetzung auf den Euro genau. Und trotzdem unterschätzen sie fast immer, was sie am Ende wirklich zahlen. Denn das Gehalt ist der kleinste und harmloseste Posten auf dieser Rechnung.

Ich behaupte: Eine einzige Fehlbesetzung kann eine kleine Agentur schnell 20.000 bis 50.000 Euro kosten. Nicht als abstrakte Studienzahl, sondern als konkrete Rechnung, die ich dir gleich aufmache. Und der teuerste Teil davon steht auf keiner Lohnabrechnung.

Warum die wahren Kosten unsichtbar bleiben

Wenn du an eine Fehlbesetzung denkst, denkst du vermutlich an das gezahlte Gehalt und vielleicht an eine Abfindung. Das ist der sichtbare Teil. Der Rest passiert im Verborgenen, verteilt über Monate, und taucht in keiner Auswertung als eigene Position auf.

Genau deshalb ist eine Fehlbesetzung so tückisch. Sie blutet dich langsam aus, statt dir eine klare Rechnung zu schicken. Du merkst, dass ein Projekt hakt, dass ein Kunde unzufrieden ist, dass du selbst wieder mehr eingreifst als geplant. Aber du verbindest es selten mit der einen Einstellung, die vor 4 Monaten schiefging.

Die Rechnung, aufgeschlüsselt

Rechnen wir es einmal ehrlich durch. Ich nehme bewusst keine Wunschzahl, sondern stütze mich auf das, was seriöse Untersuchungen hergeben.

Die direkten Kosten

Das sind die Posten, die du selbst auf einen Zettel schreiben könntest. Recruiting und Anzeigen. Die Zeit, die du und dein Team in Gespräche gesteckt habt. Das Gehalt bis zur Trennung. Eventuell eine Abfindung.

Für Deutschland gibt es dazu eine gemessene Zahl. Muehlemann und Pfeifer haben 1.001 Betriebe befragt und die Kosten einer einzigen Einstellung auf im Schnitt 4.733 Euro beziffert. In Betrieben ohne Betriebsrat liegt er niedriger, zwischen 3.291 und 4.435 Euro. Nur: Das ist der Preis dafür, eine Stelle überhaupt zu besetzen. Nicht der Schaden, wenn die Besetzung danach schiefgeht.

Die versteckten Kosten

Hier wird es teuer. Verlorene Projektzeit, weil die Arbeit halb erledigt oder fehlerhaft war und jemand anderes sie neu machen musste. Fehler beim Kunden, die Vertrauen kosten und im schlimmsten Fall ein Folgeprojekt. Deine eigene Führungszeit, die in Korrektur, Gesprächen und Nachsteuern verschwindet, statt in Wachstum zu fließen. Und die Wirkung aufs Team, das eine schwache Besetzung mitträgt und langsam die Lust verliert.

Für den versteckten Block liefert Oxford Economics eine Hausnummer, allerdings zu einer anderen Frage. Die Untersuchung von 2014 rechnet für Großbritannien aus, was es kostet, einen ausgeschiedenen Mitarbeiter zu ersetzen: rund 30.600 Pfund, davon gut 25.000 Pfund allein für die Leistung, die fehlt, solange die neue Person noch nicht auf Betriebstemperatur ist. Sie braucht dafür 28 Wochen.

Das ist eine Fluktuationsrechnung, keine Fehlbesetzungsstudie. Der eine Punkt daraus ist trotzdem der wichtigste in diesem ganzen Text: Der größte Kostenblock ist die Anlaufzeit, nicht das Recruiting. Und bei einer Fehlbesetzung bezahlst du die Anlaufzeit zweimal, einmal für die falsche Person und danach noch einmal für ihren Nachfolger.

Warum kleine Agenturen härter getroffen werden

In einem Konzern verteilt sich so ein Schaden auf hunderte Schultern. Bei dir nicht. Wenn du 5 bis 30 Leute hast, ist jede einzelne Person ein spürbarer Anteil deiner Schlagkraft. Fällt eine Besetzung aus, fehlt nicht ein Prozent, sondern ein sichtbares Stück deiner Lieferfähigkeit.

Dazu kommt, dass an dir als Gründer ohnehin schon zu viel hängt. Wenn du dann noch die Korrektur einer Fehlbesetzung schulterst, bremst das die eine Rolle aus und dich als Engpass gleich mit. Der Schaden multipliziert sich, weil er durch die ganze Firma zieht.

Deshalb ist die Spanne von 20.000 bis 50.000 Euro für eine kleine Agentur kein Angstmacher, sondern eine nüchterne Schätzung. Sie ist meine eigene Rechnung, keine Studienzahl, und ich lege sie offen hin.

Eine Rolle mit 50.000 Euro Jahresgehalt. Die Besetzung kostet rund 4.000 Euro. Nach 6 Monaten ist klar, dass es nicht passt, und in dieser Zeit hat die Stelle vielleicht die Hälfte dessen geliefert, was sie sollte: rund 12.500 Euro, für die du nichts bekommen hast. Die Nachbesetzung kostet noch einmal 4.000 Euro und noch einmal eine Anlaufzeit. Dazu deine eigene Zeit, die in Korrekturgespräche geht statt in Wachstum.

Zur Einordnung: Boushey und Glynn haben 30 auswertbare Fallstudien aus 11 Untersuchungen zusammengetragen. Für alle Rollen außer Führungskräften und Ärzten liegt der Median bei 21 Prozent des Jahresgehalts, allein um einen Abgang zu ersetzen. Auf 50.000 Euro gerechnet sind das rund 10.500 Euro, und darin steckt noch kein einziger Tag verlorene Projektzeit.

Die häufigste Ursache ist der falsche Seat, nicht die falsche Person

Jetzt kommt der Teil, der die meisten überrascht. Ein großer Teil dessen, was als Fehlbesetzung verbucht wird, ist gar keine schlechte Person. Es ist eine starke Person am falschen Platz.

Du kennst das vielleicht. Jemand mit gutem Lebenslauf, sympathisch, fachlich fit, und trotzdem läuft es nicht. Das liegt oft nicht am Können, sondern an der Rolle. Ein Mensch, der aufblüht, wenn er Systeme baut, verkümmert in einem Job, der jeden Tag Akquise verlangt. Und umgekehrt. Die Person ist nicht das Problem. Der Stuhl ist es.

Das Bittere daran: Diese Art von Fehlbesetzung entsteht schon vor dem ersten Arbeitstag, nämlich in dem Moment, in dem du nicht genau weißt, welche Rolle dein Team eigentlich braucht. Du füllst dann eine Stelle, die sich laut anfühlt, statt der Lücke, die wirklich klafft. Und bezahlst dafür die volle Rechnung.

Wie du die Wette drehst

Eine Einstellung ist immer eine Wette. Die Frage ist nur, wie gut deine Informationen sind, bevor du sie platzierst. Aus dem Bauch heraus setzt du auf Sympathie und Lebenslauf und hoffst, dass die Rolle schon passt. Das ist die teure Variante.

Die andere Variante kostet dich vorher etwas Klarheit und erspart dir hinterher den fünfstelligen Schaden. Bevor du ausschreibst, klärst du zwei Dinge. Welche Rolle gehört eigentlich zu dir, damit du weißt, was du abgibst. Und welches Typ-Profil schließt die Lücke, die dadurch entsteht. Das ist der Unterschied zwischen einer Wette auf gut Glück und einer Wette mit belastbarer Grundlage.

Genau an dieser Stelle rechnet sich ein Assessment. Ein strukturierter Blick auf deinen Best Seat und dein Next-Hire-Profil kostet einen kleinen dreistelligen Betrag. Dagegen steht ein Risiko im fünfstelligen Bereich, das du jedes Mal eingehst, wenn du ohne diese Klarheit einstellst. Das ist keine schwere Rechnung.

Eine Fehlbesetzung kostet eine Agentur mit 5 bis 30 Mitarbeitenden je nach Rolle rund 20.000 bis 50.000 Euro. Das ist unsere eigene Rechnung aus Besetzungskosten, Anlaufzeit, verlorener Projektzeit und gebundener Gründerzeit, keine Zahl aus einer einzelnen Studie. Der größte Posten ist nie das Gehalt, sondern die Zeit, in der du zahlst und nichts zurückbekommst.

FAQ

Wie viel kostet eine Fehlbesetzung wirklich? In einer Agentur mit 5 bis 30 Leuten summieren sich direkte und versteckte Kosten schnell auf 20.000 bis 50.000 Euro pro Fall. Diese Spanne ist unsere eigene Rechnung, keine Studienzahl. Sie setzt sich zusammen aus den gemessenen Besetzungskosten von 3.291 bis 4.435 Euro je Einstellung in Betrieben ohne Betriebsrat (Muehlemann und Pfeifer 2016), der Anlaufzeit von etwa 3,75 Monaten bis zur vollen Produktivität, die bei einer Fehlbesetzung nie erreicht wird, und der verlorenen Projekt- und Führungszeit, die in keiner Studie auftaucht. Wer nur den Ersatz rechnet, kommt niedriger heraus: Boushey und Glynn nennen im Median 21 Prozent des Jahresgehalts.

Was ist der größte Kostenblock? Nicht das Gehalt, sondern die versteckten Kosten. Verlorene Projektzeit, Fehler beim Kunden und die gebundene Zeit der Führung machen den größten Teil aus. Genau diese Posten stehen auf keiner Rechnung und werden deshalb regelmäßig unterschätzt.

Wie vermeide ich eine Fehlbesetzung? Indem du vor dem Hire klärst, welches Typ-Profil deine echte Lücke schließt, statt nach Sympathie oder Lebenslauf zu entscheiden. Ein großer Teil der Fehlbesetzungen sind eigentlich Rollen-Fehler: eine starke Person am falschen Platz. Wer den richtigen Seat vorher kennt, spart sich den teuersten Fehler.

Woher diese Zahlen kommen

Die Spanne von 20.000 bis 50.000 Euro ist unsere eigene Rechnung. Es gibt keine Studie, die die Kosten einer Fehlbesetzung für deutsche Agenturen dieser Größe misst. Was es gibt, sind belastbare Zahlen zu den einzelnen Bausteinen. Diese hier haben wir verwendet:

• Muehlemann, Samuel und Harald Pfeifer (2016): The Structure of Hiring Costs in Germany: Evidence from Firm-Level Data. Industrial Relations 55(2), Seite 193 bis 218. Frei lesbar als IZA Discussion Paper 7656 unter https://docs.iza.org/dp7656.pdf. 1.001 deutsche Betriebe, Erhebung 2007. Im Mittel 4.733 Euro je Einstellung, in Betrieben ohne Betriebsrat 3.291 und 4.435 Euro. Misst, was es kostet, eine Stelle zu besetzen. Nicht, was eine Fehlbesetzung kostet.
• Boushey, Heather und Sarah Jane Glynn (2012): There Are Significant Business Costs to Replacing Employees. Center for American Progress, https://www.americanprogress.org/wp-content/uploads/sites/2/2012/11/CostofTurnover.pdf. 30 auswertbare Fallstudien aus 11 Untersuchungen. Der Median von 21 Prozent des Jahresgehalts gilt für 27 dieser Fälle, nachdem Führungskräfte und Ärzte herausgerechnet wurden. Misst die Wiederbesetzung nach einem Abgang. Nicht die Fehlbesetzung.
• Oxford Economics mit Unum (2014): The Cost of Brain Drain. https://www.oxfordeconomics.com/resource/the-cost-of-brain-drain/. Großbritannien, 5 Branchen. Misst Fluktuation. Nicht die Fehlbesetzung.

Drei Angaben, die in Blogs und Ratgebern ständig auftauchen, fehlen hier bewusst, weil wir kein Original dazu finden konnten: die 30 Prozent des Erstjahresgehalts angeblich vom US-Arbeitsministerium, die 100 bis 150 Prozent angeblich von SHRM und die dreifachen Jahresgehälter angeblich von Kienbaum. Wer sie zitiert, zitiert einen anderen, der sie zitiert hat.

Auch die oft genannte Obergrenze von 213 Prozent fehlt hier bewusst. Sie stammt aus der Untersuchung von Boushey und Glynn, gilt dort aber nur für sehr hoch bezahlte Rollen auf Führungsebene, und der Bericht weist nicht aus, aus welcher Fallstudie sie kommt.

Eine Zahl, die tatsächlich Fehlbesetzungen misst, gibt es. In einer CareerBuilder-Umfrage von 2017 nannten US-Arbeitgeber im Schnitt 14.900 Dollar je Fehlbesetzung, also rund 13.000 Euro. Wir liegen darüber, und der Grund gehört dazu. In einer Agentur mit 5 bis 30 Leuten ist eine Person ein deutlich größerer Anteil der Lieferfähigkeit als im US-Durchschnittsbetrieb. Verlorene Projektzeit und die Zeit des Gründers stecken in dieser Umfrage nicht drin. Wer nur den engen Kostenkern zählt, kommt niedriger heraus. Wir rechnen mit, was in einer kleinen Agentur tatsächlich liegen bleibt.

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