Die meisten Agentur-Gründer kennen das Gehalt einer Fehlbesetzung auf den Euro genau. Und trotzdem unterschätzen sie fast immer, was sie am Ende wirklich zahlen. Denn das Gehalt ist der kleinste und harmloseste Posten auf dieser Rechnung.
Ich behaupte: Eine einzige Fehlbesetzung kann eine kleine Agentur schnell 20.000 bis 50.000 Euro kosten. Nicht als abstrakte Studienzahl, sondern als konkrete Rechnung, die ich dir gleich aufmache. Und der teuerste Teil davon steht auf keiner Lohnabrechnung.
Warum die wahren Kosten unsichtbar bleiben
Wenn du an eine Fehlbesetzung denkst, denkst du vermutlich an das gezahlte Gehalt und vielleicht an eine Abfindung. Das ist der sichtbare Teil. Der Rest passiert im Verborgenen, verteilt über Monate, und taucht in keiner Auswertung als eigene Position auf.
Genau deshalb ist eine Fehlbesetzung so tückisch. Sie blutet dich langsam aus, statt dir eine klare Rechnung zu schicken. Du merkst, dass ein Projekt hakt, dass ein Kunde unzufrieden ist, dass du selbst wieder mehr eingreifst als geplant. Aber du verbindest es selten mit der einen Einstellung, die vor vier Monaten schiefging.
Die Rechnung, aufgeschlüsselt
Rechnen wir es einmal ehrlich durch. Ich nehme bewusst keine Wunschzahl, sondern stütze mich auf das, was seriöse Untersuchungen hergeben.
Die direkten Kosten
Das sind die Posten, die du selbst auf einen Zettel schreiben könntest. Recruiting und Anzeigen. Die Zeit, die du und dein Team in Gespräche gesteckt habt. Das Gehalt bis zur Trennung. Eventuell eine Abfindung. Das US-Arbeitsministerium setzt als konservative Untergrenze mindestens 30 Prozent des ersten Jahresgehalts an, allein für diesen sichtbaren Block. Bei einem Jahresgehalt von 50.000 Euro bist du also schon bei 15.000 Euro, bevor überhaupt ein versteckter Posten dazukommt.
Die versteckten Kosten
Hier wird es teuer. Verlorene Projektzeit, weil die Arbeit halb erledigt oder fehlerhaft war und jemand anderes sie neu machen musste. Fehler beim Kunden, die Vertrauen kosten und im schlimmsten Fall ein Folgeprojekt. Deine eigene Führungszeit, die in Korrektur, Gesprächen und Nachsteuern verschwindet, statt in Wachstum zu fließen. Und die Wirkung aufs Team, das eine schwache Besetzung mitträgt und langsam die Lust verliert.
Für genau diesen versteckten Block liefert die Untersuchung von Oxford Economics eine der belastbarsten Zahlen. In ihrer Studie aus dem Jahr 2014 kostet ein Ersatz-Hire in Großbritannien rund 30.000 GBP, und der größte Einzelposten darin ist der Produktivitätsverlust während der Einarbeitung. Über gut ein halbes Jahr, bis die neue Person überhaupt volle Leistung bringt. Das ist keine Strafgebühr, das ist einfach die Zeit, in der du bezahlst und noch nichts zurückbekommst. Und bei einer Fehlbesetzung bekommst du am Ende gar nichts zurück.
Warum kleine Agenturen härter getroffen werden
In einem Konzern verteilt sich so ein Schaden auf hunderte Schultern. Bei dir nicht. Wenn du fünf bis dreißig Leute hast, ist jede einzelne Person ein spürbarer Anteil deiner Schlagkraft. Fällt eine Besetzung aus, fehlt nicht ein Prozent, sondern ein sichtbares Stück deiner Lieferfähigkeit.
Dazu kommt, dass an dir als Gründer ohnehin schon zu viel hängt. Wenn du dann noch die Korrektur einer Fehlbesetzung schulterst, bremst das die eine Rolle aus und dich als Engpass gleich mit. Der Schaden multipliziert sich, weil er durch die ganze Firma zieht.
Deshalb ist die Spanne von 20.000 bis 50.000 Euro für eine kleine Agentur kein Angstmacher, sondern eine nüchterne Schätzung. Sie entsteht, wenn man die direkten Kosten mit dem Produktivitätsverlust und der gebundenen Führungszeit zusammenrechnet. Fachverbände wie SHRM beziffern eine Fehlbesetzung bei einer mittleren oder Führungsrolle auf 100 bis 150 Prozent des Jahresgehalts, und auf der Führungsebene beobachten Beratungen wie Kienbaum im deutschsprachigen Raum sogar Kosten bis zum Dreifachen des Jahresgehalts. Vor diesem Hintergrund ist die genannte Spanne eher vorsichtig als übertrieben.
Die häufigste Ursache ist der falsche Seat, nicht die falsche Person
Jetzt kommt der Teil, der die meisten überrascht. Ein großer Teil dessen, was als Fehlbesetzung verbucht wird, ist gar keine schlechte Person. Es ist eine starke Person am falschen Platz.
Du kennst das vielleicht. Jemand mit gutem Lebenslauf, sympathisch, fachlich fit, und trotzdem läuft es nicht. Das liegt oft nicht am Können, sondern an der Rolle. Ein Mensch, der aufblüht, wenn er Systeme baut, verkümmert in einem Job, der jeden Tag Akquise verlangt. Und umgekehrt. Die Person ist nicht das Problem. Der Stuhl ist es.
Das Bittere daran: Diese Art von Fehlbesetzung entsteht schon vor dem ersten Arbeitstag, nämlich in dem Moment, in dem du nicht genau weißt, welche Rolle dein Team eigentlich braucht. Du füllst dann eine Stelle, die sich laut anfühlt, statt der Lücke, die wirklich klafft. Und bezahlst dafür die volle Rechnung.
Wie du die Wette drehst
Eine Einstellung ist immer eine Wette. Die Frage ist nur, wie gut deine Informationen sind, bevor du sie platzierst. Aus dem Bauch heraus setzt du auf Sympathie und Lebenslauf und hoffst, dass die Rolle schon passt. Das ist die teure Variante.
Die andere Variante kostet dich vorher etwas Klarheit und erspart dir hinterher den fünfstelligen Schaden. Bevor du ausschreibst, klärst du zwei Dinge. Welche Rolle gehört eigentlich zu dir, damit du weißt, was du abgibst. Und welches Typ-Profil schließt die Lücke, die dadurch entsteht. Das ist der Unterschied zwischen einer Wette auf gut Glück und einer Wette mit belastbarer Grundlage.
Genau an dieser Stelle rechnet sich ein Assessment. Ein strukturierter Blick auf deinen Best Seat und dein Next-Hire-Profil kostet einen kleinen dreistelligen Betrag. Dagegen steht ein Risiko im fünfstelligen Bereich, das du jedes Mal eingehst, wenn du ohne diese Klarheit einstellst. Das ist keine schwere Rechnung.
Eine Fehlbesetzung kostet eine Agentur mit fünf bis dreißig Mitarbeitenden je nach Rolle rund 20.000 bis 50.000 Euro, wenn man Recruiting, Einarbeitung, verlorene Projektzeit und die gebundene Zeit des Gründers zusammenrechnet. Der größte Posten ist nie das Gehalt, sondern der Produktivitätsverlust, bis die falsche Person überhaupt liefert.
FAQ
Wie viel kostet eine Fehlbesetzung wirklich? In einer Agentur mit fünf bis dreißig Leuten summieren sich direkte und versteckte Kosten schnell auf 20.000 bis 50.000 Euro pro Fall. Diese Spanne ist keine einzelne Studienzahl, sondern eine Rechnung aus mehreren belastbaren Quellen: dem Produktivitätsverlust von rund 30.000 GBP je Ersatz-Hire bei Oxford Economics, der Faustregel von SHRM mit 100 bis 150 Prozent des Jahresgehalts bei mittleren Rollen und der Untergrenze des US-Arbeitsministeriums von mindestens 30 Prozent.
Was ist der größte Kostenblock? Nicht das Gehalt, sondern die versteckten Kosten. Verlorene Projektzeit, Fehler beim Kunden und die gebundene Zeit der Führung machen den größten Teil aus. Genau diese Posten stehen auf keiner Rechnung und werden deshalb regelmäßig unterschätzt.
Wie vermeide ich eine Fehlbesetzung? Indem du vor dem Hire klärst, welches Typ-Profil deine echte Lücke schließt, statt nach Sympathie oder Lebenslauf zu entscheiden. Ein großer Teil der Fehlbesetzungen sind eigentlich Rollen-Fehler: eine starke Person am falschen Platz. Wer den richtigen Seat vorher kennt, spart sich den teuersten Fehler.
Rechne dein eigenes Risiko gegen einen dreistelligen Betrag. Der kostenlose QuickCheck zeigt dir in rund 20 Minuten deinen Best Seat und einen ersten Hinweis auf deinen nächsten Hire. Willst du ein belastbares Next-Hire-Profil, bevor du die nächste Stelle ausschreibst, findest du es in der Premium-Auswertung.
Über den Autor
Gründer
Joram Höfs ist Gründer von CORE-Navigator. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung in der Unternehmensberatung und Persönlichkeitsdiagnostik hat er es sich zur Mission gemacht, datenbasierte Werkzeuge zu entwickeln, die Unternehmern helfen, ihre einzigartige DNA zu verstehen und gezielt einzusetzen.
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